FileDirector

Mis en évidence, capturé, entraîné

Ces 3 mots décrivent la facilité avec laquelle FileDirector AutoCapture vous inspirera. Le client FileDirector AutoCapture dédié vous aide à vous concentrer sur l'essentiel - la facture entrante. Cela commence par une zone d'affichage maximisée pour le document et se poursuit par une formation à la souris. FileDirector AutoCapture sait si vous voulez apprendre une date, une adresse ou un montant et ne met en évidence que cela en couleur.

Toujours informé

Les statistiques de FileDirector AutoCapture vous montrent dans des diagrammes clairs ce que le système est en train de traiter. Ces informations peuvent vous être envoyées régulièrement par courrier, ce qui vous permet de garder un œil sur les actions à entreprendre.

Formation appliquée

FileDirector AutoCapture apprend avec chaque document entraîné et vous aide ainsi de plus en plus lors de la capture de nouveaux documents inconnus. FileDirector AutoCapture apprend ce dont vous avez besoin et où vous pouvez le trouver sur un document - de manière complètement automatique.

AutoCapture Plus:

Fonctionnalité améliorée, même commodité

Comme le titre le suggère, FileDirector AutoCapture vous a déjà aidé à automatiser la capture de vos factures entrantes. Aujourd'hui, AutoCapture Plus vous offre encore plus, sans modifier l'interface éprouvée. Il suffit d'ajouter deux étapes à celles déjà connues. Le résultat sera gratifiant.

Informations utiles

Les informations supplémentaires capturées par FileDirector AutoCapture Plus sont stockées dans un fichier PDF et ajoutées à la facture correspondante. Cette information n'est pas seulement visible dans les clients FileDirector, mais contient également toutes les informations relatives aux postes. Ces informations intégrées peuvent être facilement utilisées par les logiciels de comptabilité.

Reçu, Importé, Enregistré

Qui recevra vos factures en pièce jointe au format PDF par courrier électronique ?

Ces documents électroniques peuvent également être facilement capturés en quelques étapes. La solution est l'interface AutoCapture intégrée à FileDirector MailArchiver.

Une mise en œuvre facile

Vous utilisez déjà notre FileDirector MailArchiver ? Dans ce cas, il vous suffit d'ajouter la boîte aux lettres appropriée pour les factures entrantes et de sélectionner l'option AutoCapture dans le planificateur. Vous pouvez utiliser les routines complètes de FileDirector AutoCapture pour vos factures entrantes au format PDF. Cela permet non seulement d'économiser du temps et de l'argent, mais aussi de vous soutenir, vous et votre entreprise, dans le domaine de la traçabilité, et ce, dès le début.

S'informer

FileDirector AutoCapture vous offre un aperçu clair du statut du traitement automatique de vos factures entrantes. Ces informations peuvent être facilement et automatiquement envoyées par e-mail ou affichées à tout moment dans les statistiques d'AutoCapture Client.

Zones OCR

Les zones OCR sont configurées sur des modèles qui sont appliqués aux documents sélectionnés. FileDirector lit alors le contenu des zones et remplit les champs d'indexation pertinents avec les informations qu'il a lues.

Codes à barres

Les zones peuvent être configurées pour lire les codes-barres. FileDirector vous permet d'utiliser les types de codes-barres 1D et 2D les plus courants, y compris les codes QR. L'information contenue dans le code-barres peut alors être appliquée de la même manière qu'une zone OCR, en remplissant un ou plusieurs champs d'index.

Reconnaissance des formes

Les zones peuvent également être utilisées pour identifier des types de documents spécifiques. Il peut s'agir d'un texte ou d'un logo, pour autant qu'il soit propre au document. Le système reconnaîtra alors le formulaire, lira les zones et remplira les champs d'index qui y sont liés.

Reconnaissance du texte intégral

Dans le cas de la reconnaissance de texte intégral, l'ensemble du document est traité par le moteur OCR. L'utilisateur peut alors rechercher tous les documents contenant un mot ou une phrase particulière, les résultats étant affichés avec la plus grande pertinence en premier et les "hits" mis en évidence dans la fenêtre de visualisation du document.

Une solution idéale

Utilisez FileDirector Cloud pour tous vos besoins de gestion de documents hors site. L'installation de FileDirector est complète et permet à l'utilisateur de bénéficier de tous les modules, y compris l'OCR plein texte et la gestion des processus d'affaires (BPM). La solution FileDirector Cloud rend la budgétisation des coûts de votre système directe, simple et sans aucun frais pour l'achat et la maintenance d'un serveur et de ses accessoires.

Caractéristiques

Les licences sont concurrentes ou nominatives. L'achat minimum est une licence de numérisation. Elle est nécessaire pour profiter/utiliser toutes les fonctionnalités du logiciel FileDirector Cloud, qui inclut bien sûr la fonctionnalité de numérisation. Chaque installation est livrée avec 10 Go de stockage de documents. Des espaces de stockage supplémentaires peuvent être achetés par unités de 10 Go. Chaque installation dispose de sa propre armoire numérique. Cette armoire constitue la base d'une structure individuelle permettant d'organiser la structure de l'entreprise et l'acheminement des documents. À partir d'un minimum de 5 licences par client, un domaine interne individuel peut être configuré. L'OCR par zone et la gestion des processus d'entreprise seront disponibles.

Sécurité

Bien sûr, notre solution FileDirector Cloud offre toutes les caractéristiques de sécurité d'une installation locale de FileDirector, par exemple son architecture à 3 couches et la gestion des droits intégrée. FileDirector Cloud est hébergé dans le centre de données Microsoft Azure le plus proche de chez vous. Une partie importante des capacités de sécurité de Microsoft comprend ses processus de réponse. L'équipe de gestion des incidents de sécurité répond aux problèmes de sécurité potentiels dès qu'ils surviennent, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Sans droits, pas d'accès

FileDirector est une solution ECM hautement sécurisée qui garantit que les documents ne sont accessibles qu'aux comptes utilisateurs qui en ont reçu l'autorisation.

Active Directory

FileDirector utilise les utilisateurs et les groupes d'Active Directory pour le contrôle d'accès. Aucun compte ne peut accéder à FileDirector sans être membre d'un des groupes FileDirector. Lorsqu'un compte d'utilisateur est membre de l'un des groupes FileDirector, il n'a pas accès par défaut aux données stockées dans FileDirector. Lorsque l'on préfère ne pas intégrer Active Directory, FileDirector dispose également de sa propre sécurité propriétaire qui fonctionne exactement de la même manière mais qui est configurée au sein de FileDirector.

Pas d'accès direct aux données

FileDirector est une solution client-serveur, toutes les demandes de données des clients étant traitées par l'application serveur. Les comptes utilisateurs n'ont pas besoin d'autorisations pour SQL ou pour les emplacements où les documents sont stockés.

Chiffrement des communications

Le serveur FileDirector est un service web IIS et peut donc tirer parti des fonctions de cryptage IIS pour sécuriser les données envoyées et reçues d'un client. IIS peut sécuriser la communication en utilisant une clé allant jusqu'à 128 bits. Il est également possible d'utiliser des certificats pour sécuriser davantage la communication.

Cabinet

Les groupes d'utilisateurs ou les comptes peuvent se voir autoriser ou refuser l'accès à une armoire. En outre, il est possible d'autoriser ou de refuser l'accès à la création, à la suppression, à la modification et à la visualisation, ou d'accorder un accès complet.

Sécurité du cabinet

Les documents sont stockés dans des armoires FileDirector. Même si un compte d'utilisateur est valide pour FileDirector, à moins que le compte ou le groupe d'utilisateurs n'ait été autorisé à accéder à une armoire, le compte n'aura pas accès à une armoire. En outre, les armoires peuvent être conçues de manière à ce que différents types de documents soient créés dans une seule armoire.

Un compte ou un groupe d'utilisateurs peut se voir attribuer ou refuser l'accès à chaque type de document dans une armoire. Différents niveaux d'accès peuvent être attribués à un compte ou à un groupe pour chaque type de document auquel il a accès.

Par exemple, dans un type de document, un utilisateur peut être en mesure de créer des documents, mais dans un second type de document, ce même compte ne peut que récupérer et consulter des documents.

Un niveau de sécurité supplémentaire peut être appliqué aux documents sécurisés, et ce au niveau des champs. L'accès aux documents peut être déterminé par la valeur contenue dans les champs, ce qui permet d'autoriser ou de refuser l'accès à des comptes ou à des groupes.

Audit

Toutes les activités au sein de la solution FileDirector peuvent être enregistrées et stockées pour des rapports ultérieurs. Pour chaque document, un historique est conservé qui détaille les activités associées au document. Cet historique répertorie, par exemple, les comptes qui ont créé, modifié et récupéré le document. Il indique également la date à laquelle ces activités ont eu lieu.

Trois valent mieux qu'un

FileDirector est programmé comme une solution sûre à trois niveaux, de sorte que n'importe quel client de la ligne de produits FileDirector peut être utilisé avec toutes ses fonctionnalités, mais l'utilisateur ne peut pas accéder directement à la source de données. La première couche est la base de données Microsoft SQL ou Oracle, la deuxième couche est le serveur FileDirector et la dernière est le client FileDirector WinClient, le navigateur ou un SDK. Grâce à cette architecture, le système fonctionne de manière particulièrement stable.

Pourquoi la gestion des processus d'affaires (BPM) ?

Le cheminement d'un document dans votre entreprise peut être géré simplement avec FileDirector. Dans l'outil graphique de conception de processus, les différentes étapes d'un processus sont clairement représentées. La fonction d'impression du concepteur de processus vous aide à documenter les procédures de gestion de la qualité.

Les fonctions d'absence de l'utilisateur et les seuils d'alerte empêchent les processus de s'arrêter, et les aperçus permettent un suivi complet des documents tout au long d'un processus.

Vous pouvez guider les utilisateurs à travers le flot d'informations quotidiennes grâce à des messages individuels personnalisés. Votre système de messagerie peut avertir les utilisateurs de la présence de nouveaux documents ou de documents en attente.

Configuration facile

Un processus se compose de plusieurs étapes qui sont exécutées consécutivement. Chaque étape du processus peut être configurée individuellement pour être travaillée ou pour qu'une action soit effectuée par un ou plusieurs utilisateurs. Des tâches définies sont spécifiées pour chaque utilisateur, par exemple approuver, rejeter, commenter ou simplement consulter (confirmer l'avis).

Si la tâche spécifiée est exécutée, le document est acheminé vers l'étape suivante du processus en fonction de la structure du processus. Notre Business Process Management contrôle le cheminement d'un document à travers les différentes étapes du processus et assure le suivi du statut et de l'emplacement d'un document.

Pourquoi Codeless Connector ?

Les systèmes ECM deviennent plus utiles lorsqu'ils sont intégrés de manière transparente dans d'autres applications, de sorte que leur fonctionnalité puisse être contrôlée à partir d'une application tierce.

Le fait d'avoir plusieurs fenêtres ouvertes avec différents programmes peut créer de la confusion et de l'inefficacité lorsque les données sont copiées entre les programmes (bien que la nature humaine dicte que ce n'est pas toujours exact à 100 %).

L'intégration d'un logiciel ECM avec d'autres applications nécessite généralement des programmeurs hautement qualifiés et des ressources importantes en temps et en argent.

Configuration facile

La configuration de ce puissant outil ne prend que quelques secondes. Tout d'abord, sélectionnez les raccourcis clavier ou souris pour les actions d'indexation, de recherche et de numérisation.

Il suffit ensuite de faire glisser et de déposer la cible sur les données de l'application tierce pour que les connexions du connecteur sans codage correspondent aux champs de l'application tierce.

Facile à utiliser

Une fois configurés, les utilisateurs des applications tierces pourront effectuer des recherches, indexer et même numériser des documents vers FileDirector à partir de l'application tierce en utilisant les raccourcis Connector prédéfinis.

Soyez le concepteur

Notre nouveau FileDirector FormDesigner, disponible en option, offre une interface utilisateur graphique pour la conception de formulaires personnalisés à utiliser au sein de votre entreprise ou à fournir à vos clients.

Vous êtes à quelques clics d'obtenir, par exemple, des formulaires numériques de rapport d'ingénieur d'assistance, des feuilles de temps, des demandes d'approvisionnement ou de congés.

Un grand nombre d'éléments standard - par exemple les zones de texte, les boîtes déroulantes, les cases à cocher et les lignes - peuvent être trouvés dans une barre d'icônes et il suffit de les sélectionner et de les placer sur le formulaire. Chaque élément peut être personnalisé, par exemple en définissant une couleur d'arrière-plan, en changeant le type de police ou en ajoutant une image en quelques clics. Bien entendu, il est également possible d'ajouter un élément de signature.

Fournir des formulaires

Les formulaires créés dans FileDirector FormDesigner peuvent être utilisés dans votre FileDirector ECM ou envoyés à vos clients. L'option "anonyme", combinée à la possibilité de créer des liens de téléchargement, vous offre la possibilité de fournir des formulaires à vos clients, sans leur donner accès à votre FileDirector ECM. Les formulaires créés peuvent être fournis en format PDF ou HTML pour le téléchargement.

Les formulaires remplis sont automatiquement renvoyés vers votre système FileDirector ECM en cliquant simplement sur un bouton de soumission. Bien entendu, une option permet d'éviter les soumissions multiples d'un même formulaire.

Gérer le contenu

Le formulaire et les informations qu'il contient sont automatiquement enregistrés dans FileDirector dès qu'un formulaire est soumis. Ceci est possible grâce à une connexion entre les éléments du formulaire et les champs d'indexation de FileDirector.

Ce contenu peut être utilisé pour d'autres processus commerciaux gérés par FileDirector, par exemple par FileDirector BPM ( Business Process Management).

Pourquoi Google Mail ?

Les systèmes de gestion électronique de contenu sont d'autant plus utiles qu'ils sont intégrés de manière transparente à d'autres applications, de sorte que vous pouvez simplement envoyer des documents par le biais de votre logiciel de courrier électronique préféré.

L'outil récupère les adresses figurant dans votre liste de contacts Google, ce qui vous permet de choisir l'adresse d'envoi ou d'ajouter une adresse manuelle.

Il vous suffit de saisir le message exactement comme vous le feriez avec votre interface web et d'appuyer sur le bouton "Envoyer le message". Une fenêtre s'ouvrira pour vous indiquer que votre courrier a été envoyé à l'aide de Gmail.

Configuration facile

Cet outil puissant ne nécessite que quelques secondes pour être configuré. Tout d'abord, entrez votre adresse e-mail et votre mot de passe Google. Ensuite, vous pouvez composer votre signature qui apparaîtra sur l'e-mail envoyé depuis FileDirector.

Finalement, vous pouvez choisir les paramètres par défaut sous lesquels le document sera joint : original, PDF ou tiff multipage.

Vous pouvez même joindre une sélection de pages au courrier, ce qui vous évite d'envoyer le document complet.

Capturer l'information

Grâce à la prise en charge de milliers de périphériques de numérisation et d'entrée numérique et aux profils de numérisation prédéfinis, la numérisation n'a jamais été aussi simple.

L'intégration de Microsoft® Office dans FileDirector ne nécessite qu'un clic de souris pour capturer des documents, des feuilles de calcul et des courriers électroniques.

Documents papier

FileDirector a des capacités de capture incluses dans le logiciel client standard, de sorte qu'il n'est pas nécessaire d'exécuter une application pour la capture et une autre pour la récupération. Il est également possible de créer des profils de numérisation qui contiennent les paramètres du dispositif de capture et qui peuvent être configurés pour stocker les documents dans des catégories spécifiques.

FileDirector prend en charge des milliers de périphériques d'entrée, avec son support pour ISIS, TWAIN et sa fonction de surveillance des dossiers vous permettant d'envoyer des documents de votre MFP directement à FileDirector.

Si vous avez déjà un document dans un dossier sur votre système, vous pouvez tout simplement glisser-déposer le fichier dans FileDirector et la capture d'index vous permet alors d'ajouter les informations d'index au document avant de le classer.

Imprimante d'images

Ce module complémentaire vous permet d'"imprimer" des documents dans FileDirector. En utilisant notre pilote Windows, que vous pouvez sélectionner comme n'importe quelle autre imprimante et imprimer le document, puis l'indexer en utilisant la fenêtre de capture d'image, ce qui vous permet d'économiser le coût de l'impression et de la numérisation. Ceci est particulièrement utile lorsque vous souhaitez une copie datée et horodatée d'un document, par exemple un e-mail qui peut être utilisé à titre de preuve, c'est-à-dire un enregistrement de la formulation à ce moment précis dans le temps.

Recherche et visualisation :

Récupération d'informations

La recherche de documents est très simple. Tapez ce que vous recherchez dans les champs d'index et vous obtiendrez une liste de documents que vous pourrez consulter. Vous pouvez également utiliser l'option de recherche en texte intégral pour trouver les documents qui contiennent le mot ou l'expression que vous recherchez.

Recherche de documents

Vous pouvez rechercher les informations que vous recherchez dans l'ensemble d'une armoire ou dans un seul type de document. Il suffit d'utiliser les champs d'indexation définis dans l'armoire, qui peuvent être configurés pour effectuer des recherches de correspondances spécifiques, de caractères génériques ou d'intervalles.

Les documents trouvés qui correspondent aux critères que vous avez définis seront affichés dans une liste, qui peut être triée et filtrée. Dans cette liste, il suffit de double-cliquer sur le document que vous souhaitez consulter pour qu'il s'affiche dans la fenêtre d'affichage du document. FileDirector permet également de récupérer des documents à l'aide d'un simple navigateur web.

Visualisation des documents

La consultation des documents est on ne peut plus simple. Il suffit de double-cliquer sur l'enregistrement du document pour l'ouvrir. FileDirector prend en charge un large éventail de formats de fichiers différents. Vous pouvez facilement feuilleter le document en mode livre ou en mode double page, avec ou sans vignettes, et consulter les versions précédentes du document, s'il a été révisé. Avec une vue dupliquée, vous pouvez également ouvrir et consulter plusieurs documents à la fois.

Capturer l'information

FileDirector MailStore est un système de capture du trafic de courrier électronique entrant et sortant. Les dispositions légales peuvent exiger que le dialogue numérique avec les partenaires commerciaux soit archivé pendant une période plus longue. Si les courriels générés automatiquement par les systèmes de commande sont pertinents, par exemple pour les processus commerciaux, ils peuvent également être archivés. Les systèmes de télécopie qui sont adressés via un serveur de messagerie peuvent également être intégrés en option dans notre système ECM.

Le processus

FileDirector MailStore peut être facilement relié à votre environnement Microsoft Exchange existant.

En outre, une connexion à votre système de serveur de messagerie particulier est possible via une interface universelle. La séquence du service MailStore est définie par l'administrateur (généralement avant les solutions anti-spam et après les solutions de protection contre les virus). Il est possible d'utiliser des règles de filtrage déjà définies.

FileDirector enregistre automatiquement les e-mails programmés. Tous les champs pertinents de l'e-mail (adresse de l'expéditeur, adresse du destinataire, nom du destinataire et de l'expéditeur, objet, horodatage et bien d'autres) sont traités.

L'accès aux courriers électroniques est défini par des droits d'utilisateur. Ils peuvent également être transférés vers le FileDirector BPM, disponible en option, pour un traitement ultérieur. Les courriers électroniques peuvent être consultés soit par le Viewer intégré, soit par le programme de messagerie déjà installé. Les e-mails peuvent ensuite être recherchés en fonction de critères d'indexation définis.

C'est un travail d'équipe

Stocker et travailler avec des documents commerciaux SAP est une tâche simple et presque automatique avec un système ECM FileDirector et AchiveLink.

Il suffit d'ouvrir un objet de gestion SAP dans l'interface graphique SAP, de cliquer sur stocker dans le menu, de sélectionner un type de document et le document à joindre. Confirmez le FileDirector Content Repository et le tour est joué.

Le système SAP stocke maintenant le document dans FileDirector et le lie automatiquement à l'objet commercial SAP.

Un processus - des avantages multiples

Cette simple tâche rend le document accessible à partir de FileDirector WinClient ou FileDirector WebServer et du système SAP. Dans le système SAP, il est accessible à partir de l'objet de gestion SAP ou par le biais de la recherche technique de documents ArchiveLink.

Une solution éprouvée

FileDirector ArchiveLink offre une intégration éprouvée pour SAP S4/HANA via le scénario d'intégration SAP S/4-BC-AL 7.40.

• Fonctionnalité du serveur de contenu HTTP
• Fonctionnalité frontale OLE
• Code-barres BAPI

BC-AL relie les systèmes de gestion de contenu à SAP. Il est basé sur HTTP et une interface SAP NetWeaver BAPI.

Une plus grande accessibilité

• A partir de l'objet de gestion SAP
• Par la recherche technique de documents AchiveLink
• Dans FileDirector WinClient
• Dans FileDirector WebServer

Les référentiels de contenu SAP offrent plus de possibilités

FileDirector ECM, associé à l'interface éprouvée ArchiveLink, est le référentiel de contenu qui offre le plus. Il permet, en un seul processus, une plus grande accessibilité aux informations importantes.

FileDirector ArchiveLink en arrière-plan assure non seulement un dépôt de contenu sûr et fiable pour/de votre système SAP, mais aussi, avec FileDirector ECM, un moyen sûr et convivial d'améliorer les processus d'entreprise au sein de votre société.

Les informations des documents commerciaux SAP, liées à un Document Info Record SAP et stockées dans un référentiel de contenu FileDirector, peuvent être rendues accessibles à votre personnel, sans effort ni espace de stockage supplémentaire.

Tout cela est réalisé automatiquement par des routines fonctionnant en arrière-plan.

Créer et proposer des options, pas seulement un référentiel de contenu

Désormais, FileDirector ArchiveLink offre non seulement un accès aux documents par le biais de SAP Business Object ou de la recherche dans le système de gestion des documents SAP, mais aussi un accès pour les utilisateurs autorisés de votre système FileDirector ECM, simultanément et sans processus ou copies supplémentaires.

Une solution éprouvée

FileDirector ArchiveLink offre une intégration éprouvée pour SAP S4/HANA via le scénario d'intégration SAP S/4 -BC-AL 7.40.

• Fonctionnalité du serveur de contenu HTTP
• Fonctionnalité frontale OLE
• Code-barres BAPI

BC-AL relie les systèmes de gestion de contenu à SAP. Il est basé sur HTTP et une interface SAP NetWeaver BAPI.

Une plus grande accessibilité

• À partir de l'objet de gestion SAP
• Par la recherche dans le système de gestion des documents
• SAP
• Dans FileDirector WinClient
• Dans FileDirector WebServer

Choisissez la méthode Filedirector

Les listes d'impression sont le résultat d'un rapport exécuté dans votre système SAP. Il peut s'agir de pistes d'audit cumulatives, de listes de cas d'utilisation de lots, de spécifications de services d'objets, d'évaluations de bilan et de rapports de centres de coûts.

Partager des informations raisonnables

Fournissez un accès simultané à partir de différents lieux de travail, combiné à une recherche basée sur l'index et en texte intégral via SAP GUI ou FileDirector WinClient/WebServer, à l'aide de FileDirector OCR. Les informations dont vous avez besoin peuvent être stockées de manière pratique dans les champs d'indexation de FileDirector. Les fonctions de texte intégral nécessitent le module optionnel FileDirector OCR Server.

Coûts et équilibre environnemental

Réduisez la production de papier volumineux dont la disponibilité est limitée et améliorez simultanément le bilan environnemental de votre entreprise. Les flux de données d'impression peuvent être convertis au format PDF.

Une solution éprouvée

FileDirector ArchiveLink offre une intégration éprouvée pour SAP S4/HANA via le scénario d'intégration SAP S/4-BC-AL 7.40.

• Fonctionnalité du serveur de contenu HTTP
• Fonctionnalité frontale OLE
• Code-barres

L'interface BAPI BC-AL relie les systèmes de gestion de contenu à SAP. Il est basé sur HTTP et une interface SAP NetWeaver BAPI.

Vos avantages :

• Accès simultané à partir de différents lieux de travail.
• Pas de production volumineuse de papier combinée à une disponibilité limitée.
• Recherche basée sur un index et recherche plein texte via SAP GUI ou FileDirector WinClient/WebServer
• Les flux de données d'impression SAP peuvent être convertis au format PDF.
• Les informations pertinentes peuvent être stockées dans les champs d'indexation de FileDirector