FileDirector a été conçu pour être une véritable application à 3 niveaux:

• 1er niveau – serveur de base de données Microsoft SQL 2000 ou Oracle 8i / 9i (Data Backend)
• 2e niveau – FileDirector Server (Business Logic)
• 3e niveau – Windows, navigateur ou kit de développement logiciel (frontal) Il n’y a pas de connexion client directe à aucune donnée.

L’absence d’accès direct à la fois à la base de données et aux documents par le Client empêche toute manipulation indésirable. La stabilité et la sécurité complètes du système sont augmentées, ce qui garantit que vous atteignez des concepts d’accessibilité élevée tels que l’intégration de la technologie Cluster.

Microsoft .NET

La technologie Microsoft .NET permet le développement d’applications, de processus et de services Web basés sur XML (langage de balisage étendu). En raison de la norme ouverte hautement évolutive de .NET, les applications de divers fabricants peuvent être intégrées facilement et à moindre coût avec d’autres produits, en ligne ou hors ligne. L’approche universelle de la technologie .NET permet à FileDirector d’être intégré de manière fiable et efficace à d’autres applications, systèmes et matériels prenant en charge le framework .NET.

Échange de données XML

XML est largement accepté comme la norme pour l’échange de données sur une variété de plateformes. Cela est particulièrement vrai pour DMS, où la capacité de XML à classer les informations d’index et les métadonnées sous une forme facile à lire devient un outil utile dans la solution d’archivage d’une entreprise. L’architecture ouverte de FileDirector, combinée aux informations d’index librement lues dans XML, crée une structure qui va au-delà de l’archivage conventionnel. Les documents ne sont pas limités au système FileDirector et sont disponibles pour l’accès par des applications externes, sans compromettre la sécurité.

Connectivité

FileDirector a la flexibilité d’être utilisé quand et où vous le souhaitez. L’application client FileDirector peut se connecter localement à l’application serveur via une configuration LAN ou en déplacement via un intranet ou Internet à l’aide du protocole HTTP (s). Que vous soyez au bureau ou à l’autre bout du monde, vous pouvez envoyer et recevoir des documents sur simple pression d’un bouton.

Évolution

L’un des principaux avantages de FileDirector est la possibilité de croissance. Peu importe la taille de l’organisation, FileDirector peut s’adapter pour répondre aux demandes. FileDirector encourage l’évolution tant externe qu’interne, permettant à la croissance de la solution de gestion de documents d’une organisation d’être globalement universelle.

FileDirector utilise des comptes d’utilisateurs et des groupes provenant des services Active Directory (ADS), du protocole LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) ou des domaines Windows NT. Lorsque FileDirector est installé, 3 groupes seront créés, FD-Admins, FD-User et FD-Prio-User. Si un compte d’utilisateur n’est pas membre de l’un de ces groupes, l’accès à FileDirector sera refusé.

Le fait d’être membre de l’un des groupes ci-dessus autorisera l’accès à FileDirector, mais n’autorisera par défaut l’accès à aucune donnée. Cela peut être défini au niveau de l’armoire, du type de document et du champ de document.

Armoire

Les groupes d’utilisateurs ou les comptes peuvent se voir accorder ou refuser l’accès à une armoire. En outre, l’autorisation de créer, supprimer, modifier et afficher peut être autorisée ou refusée, ou un accès complet peut être accordé.

Type de documents

Les groupes d’utilisateurs ou les comptes peuvent se voir accorder ou refuser l’accès à un type de document dans une armoire. L’autorisation de créer, supprimer, modifier et afficher peut être autorisée ou refusée, ou un accès complet peut être accordé.

Documents

Les groupes d’utilisateurs ou les comptes peuvent se voir accorder ou refuser l’accès à des documents spécifiques dans une armoire. L’autorisation de créer, supprimer, modifier et afficher peut être autorisée ou refusée, ou un accès complet peut être accordé. Ceci est défini dans le client FileDirector.

Et aussi…

En plus de l’exigence d’avoir un compte d’utilisateur qui peut accéder à FileDirector et a été autorisé à accéder aux documents, FileDirector prend en charge les signatures numériques, les certificats (https) et le cryptage des données, en utilisant SSL en ligne et le cryptage de données optionnel DES DES 168 bits triple DES .

FileDirector offre la plus large gamme de méthodes de capture de documents automatiques et manuelles, garantissant que, quelle que soit la façon dont vous travaillez et quels que soient les documents que vous produisez ou recevez, ils peuvent être facilement stockés dans FileDirector.

Numérisation de documents

FileDirector prend en charge une large gamme de scanners ou de périphériques d’entrée à l’aide des pilotes intégrés pour la gamme de scanners de documents Canon et la prise en charge standard des périphériques compatibles TWAIN. Un module complémentaire facultatif au client FileDirector permet l’utilisation de périphériques compatibles ISIS. Les profils de numérisation peuvent être utilisés pour prédéfinir les paramètres de périphérique pour différents types de documents et périphériques d’entrée, garantissant que les documents sont stockés avec une qualité optimale.

Intégration Microsoft Office

Grâce à l’intégration de FileDirector Office, vous pouvez stocker des documents directement dans FileDirector à partir de Word, Excel, PowerPoint et Outlook. Une option Envoyer vers FileDirector est également ajoutée à l’Explorateur Windows, avec les documents enregistrés dans leur format d’origine. L’intégration d’Office améliore également le client FileDirector, vous permettant d’afficher des centaines de formats de documents différents sans avoir besoin de disposer de l’application source.

FileDirector ImagePrinter

Si vous sélectionnez FileDirector ImagePrinter comme imprimante dans votre application Windows, puis imprimez le document, le document sera converti en TIFF et stocké automatiquement dans FileDirector.

Importation de documents

Les importations automatiques de documents sur serveur peuvent être planifiées à partir d’emplacements réseau prédéfinis et les importations manuelles peuvent être effectuées par le client à l’aide de profils de numérisation définis sur la numérisation de répertoire.

Impression en réseau virtuel

À l’aide de VNP, toutes les sorties d’impression peuvent être converties en fichiers TIFF à une ou plusieurs pages, puis importées et importées dans FileDirector. Cette option de FileDirector est particulièrement utile pour les données de spoule, les rapports, etc.

Dans une armoire FileDirector, les documents peuvent être affectés à un type de document, chaque type de document ayant un jeu de champs d’index qui lui est attribué à partir de la collection de champs de l’armoire. L’affectation de données d’index à un document peut être une tâche laborieuse et longue, mais FileDirector dispose d’une gamme d’outils standard et facultatifs pour rendre la tâche rapide et simple.

Propriétés du champ

Des propriétés peuvent être attribuées aux champs du Cabinet pour remplir, compter et reporter automatiquement les données d’index.

Vérification des données

Les données d’index saisies dans les champs peuvent être vérifiées de différentes manières, notamment la vérification de la date / heure et du format des données, et les options de somme de contrôle numérique.

Mots clés

Des listes de mots clés peuvent être affectées à des champs Cabinet qui donnent une liste définie de valeurs autorisées qui peuvent être définies. De plus, les listes de mots clés peuvent être liées de sorte qu’un mot clé défini dans un champ détermine les mots clés autorisés à être définis dans un autre champ.

Remplissage automatique des e-mails

Les champs de l’armoire peuvent être automatiquement remplis avec les données des e-mails stockés dans FileDirector, telles que les informations «À» et «De», ainsi que le corps de l’e-mail.

Importation de données d’index

Les données d’index peuvent être importées à partir d’une source externe et attribuées directement aux documents.

Lecture de codes-barres *

FileDirector peut lire les codes-barres des documents et ajouter les données des codes-barres à des champs spécifiques du Cabinet.

Zone OCR ICR *

Les formulaires standard peuvent contenir des données lues et les ajouter aux champs du Cabinet, indexant automatiquement le document.

Reconnaissance des formulaires *

FileDirector peut reconnaître les formulaires, puis en lire les données, en affectant les documents à un type de document associé au type de formulaire.

* désigne le module complémentaire FileDirector facultatif

FileDirector facilite la récupération et la visualisation de documents, que le poste de travail utilisé soit chargé ou non par le client FileDirector. Plus important encore, FileDirector garantit que seuls ceux autorisés à consulter les documents peuvent le faire.

Récupération du client et du navigateur

Les documents peuvent être recherchés et affichés à l’aide du client FileDirector ou simplement d’un navigateur Internet.

Accès sécurisé

FileDirector utilise la sécurité de domaine ADS / LDAP ou NT, et seuls les comptes autorisés à accéder à FileDirector peuvent le faire. De plus, des droits peuvent également être appliqués au niveau du Cabinet, du type de document et au niveau du document, garantissant ainsi que l’accès non autorisé aux documents ne peut pas avoir lieu.

Options de recherche de documents

Les documents peuvent être recherchés dans des types de documents spécifiques ou dans tous les types de documents sur lesquels un utilisateur a des droits. Les données d’index attribuées aux documents peuvent être recherchées ou des recherches en texte intégral peuvent être effectuées si les documents ont été OCR en texte intégral *

Documents locaux

Des copies des documents auxquels un utilisateur a le droit d’accéder peuvent être conservées localement sur le poste de travail de l’utilisateur afin qu’il puisse les consulter lorsqu’il n’est pas connecté au serveur FileDirector.

Dossier personnel

Les documents peuvent être envoyés à un utilisateur par un autre utilisateur FileDirector ou dans le cadre de la gestion des processus *. Ces documents seront disponibles pour l’utilisateur à partir de son dossier personnel.

Email

Les documents peuvent être envoyés par e-mail à l’aide de la fonction Envoyer vers e-mail, qui ouvrira une nouvelle fenêtre de message avec le document en pièce jointe.

Impression

Avec le module complémentaire Office Integration installé, plus de 200 documents de formats différents peuvent être imprimés, sans avoir besoin de l’application source.

Tutoriel 1 – Numérisation et indexation

Premier pas avec les modules FileDirector Enterprise et WinClient. Création de cabinet, champs, documents types, forms OCR et profils de numérisation. Gestion des droits d’accès aux types de documents.

Cliquez ici pour télécharger les ressources nécessaires.

Tutoriel 2 – ODBC

Connexion avec une base de données externe. Comparaison du montant total sur le bon de commande vs montant total reçu sur la facture. Notification via courriel si les valeurs ne coïncident pas.

Tutoriel 3 – AutoCapture & Exportation

Premier pas avec le module d’AutoCapture. Le programme exportera automatiquement les données lues sur les factures dans un fichier .CSV.