FileDirector

L’application

FileDirector

FileDirector facilite l’entreposage, la classification, la recherche, ainsi que la distribution des documents, de façon rapide et efficace. FileDirector est basé sur un système modulaire, qui permet à l’entreprise de façonner sa propre solution. Avec l’expansion de l’entreprise, FileDirector est en mesure de facilement s’adapter aux nouvelles demandes.

FileDirector, vous procure des options de numérisation rapides et robustes par l’entremise d’une connectivité de haut niveau, entre FileDirector et les différents numériseurs au travers, notamment, des connecteurs universels ISIS.
Son intégration avec les produits d’Office de Microsoft vous permet d’enregistrer l’ensemble des documents Word, Excel, Outlook… Sa capacité à effectuer des recherches intelligentes vous assure des résultats rapides et précis.
La distribution des documents via l’Intranet ou Internet, comme l’enregistrement sur media externe, vous fournit l’information d’un simple clic.

La protection de vos informations est vitale, et le paramétrage efficace des niveaux de sécurité dans FileDirector, assure que seules les personnes autorisées peuvent y avoir accès.

Un des bénéfices notables réside dans la capacité de FileDirector à grossir en puissance et capacité avec votre propre croissance. Qu’importe la taille de la compagnie ou de l’organisation, FileDirector s’adapte a vos besoins. FileDirector offre l’évolution externe et interne, de façon a permettre la croissance des volumes en gestion documentaire et en conservant un niveau d’accés à l’information homogène pour tous.

Plus accessible, plus souple, plus efficace, plus sécuritaire.

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Architecture

FileDirector

FileDirector fut conçu afin d`être une vrai application 3-Tiers :

  • 1er Tiers – Base de données Microsoft SQL server ou Oracle
  • 2ème Tiers – Serveur FileDirector ( Logique Affaires )
  • 3ème Tiers – Interface client Windows. (Il n’existe aucune connexion client directe aux données)

L’absence d’accès par le client, à la base de données ou aux documents eux-même, protège le système de toute mauvaise manipulation. L’homogénéité du système en stabilité et en sécurité, assure l’accès à des concepts élevés d’accessibilité comme l’architecture en “cluster”.

Microsoft .NET

La technologie Microsoft .NET permet le développement d’applications et de services WEB en mode XML. Grâce à la capacité d’évolution et à l’usage du standard ouvert représenté par .NET, les applications de différents éditeurs sont facilement intégrables en temps et coûts réduits, en réseau ou hors réseau. L`approche universelle de la technologie .NET procure à FileDirector la possibilité de s’intégrer de façon efficace à d’autres applications, systèmes et périphériques supportant l’environnement .NET.

Échange de données au format XML

XML est désormais accepté comme Le format d’échange de données entre les différentes plateformes du marché. Ceci est particulièrement vrai en matière de GED, où la capacité de l’XML à indexer les informations et les méta-données pour un accès facile devient un outil formidable pour l’organisation des archives électronique d’une compagnie, associé à une lecture de données au travers de l’utilisation standardisée de l’indexation via XML. Ceci bâtit une structure bien en avance sur les solutions conventionnelles d’archivage. L’usage des documents n’est pas limitée à FileDirector et ceux-ci sont accessibles aux applications externes sans dégradation de la sécurité.

Connectivité

File Director apporte la flexibilité d’être utilisable quand et où vous le désirez. L’application client FileDirector peut se connecter au serveur de l’application localement par l’entremise d’un réseau local, ou, de manière nomade, via Internet ou Intranet en utilisant le protocole http(s). Que vous soyez au bureau ou de l’autre côté du monde, vous êtes en mesure d’acheminer ou de recevoir des documents en quelques clics.

Évolution

Un des avantages majeurs de FileDirector réside dans sa capacité à évoluer. Que votre entreprise soit petite ou grande, FileDirector s’adapte, au plus près, à vos exigences. FileDirector facilite l’évolution externe et interne, de façon à permettre la croissance de la solution gestion documentaire afin qu`elle demeure disponible de façon universelle.

Sécurité

FileDirector

File Director utilise les comptes usagers et de groupes, depuis Active Directory Services (ADS), le protocole LDAP ou des domaines de Windows NT. Lorsque File Director est installé, 3 groupes seront créés, FD Admin, FD Usager, et FD Usager Pro. Si un compte usager n’est pas membre d’un de ces groupes, l’accès a File Director sera refusé.

Être membre d’un de ces groupes vous permettra l’accès à FileDirector, mais ne donne pas, par défaut, accès aux données. Ceci est paramétré par classeur, type de document, et pour des documents spécifiques.

Classeur

Des groupes d’usagers ou comptes peuvent avoir accès ou pas à un classeur. En plus de cette permission, créer, supprimer, modifier et visionner peuvent être autorisés ou refusés, l’accès complet pouvant être autorisé.

Type de Documents

Des groupes d’usagers ou comptes peuvent avoir accès à un type de document à l’intérieur d’un classeur. L’autorisation de créer, supprimer, modifier ou visionner peut être accordée ou refusée. Un accès complet pouvant être autorisé.

Documents

Des groupes d’usagers ou comptes peuvent avoir accès à un type de document à l’intérieur d’un classeur. L’autorisation de créer, supprimer, modifier ou visionner peut être accordée ou refusée, l’accès complet pouvant être autorisé. Le paramétrage se fait au niveau du poste client FileDirector.

Et aussi…

En plus de la nécessité d’avoir un compte usager pour accéder à File Director, et de posséder les droits d’accés aux documents, FileDirector gère les signatures électroniques, les certificats (https) et le cryptage des données, en utilisant le protocole « SSL on line» , et en option un cryptage des données sur 168 bit triple DES.

Saisie

FileDirector

FileDirector vous offre la plus vaste façon de saisir de façon automatique ou manuelle les documents, vous assurant que quelque soit votre méthode de travail, et quelque que soit le type de documents que vous produisez ou recevez, ils peuvent être facilement enregistrés dans FileDIrector.

Numérisation des Documents

FileDirector supporte un vaste choix de numériseurs ou périphériques d’entrée utilisant des connecteurs internes de Constructeurs, ainsi que les supports standards d’appareil compatible TWAIN. Une option de File Director permet l’usage de tous les appareils compatibles ISIS. Des profils de numérisation peuvent être utilisés afin de pré-déterminer les paramètres de types de document, et de périphérique d’entrée, pour une qualité optimale d’enregistrement des données.

« Microsoft Office Integration »

Avec la fonction d’Intégration Microsoft Office de FileDirector, vous êtes en mesure d’enregistrer vos documents directement a partir de Word, Excel, Power Point et Outlook. Une option de transfert vers FileDirector est ajoutée à Windows Explorer, ce qui permet la sauvegarde dans leur format original. Cette fonction d’intégration d’Office va aussi permettre de visionner des centaines de formats de documents sans être dans l’obligation d’avoir l’application native disponible.

« FileDirector ImagePrinter »

En sélectionnant l’impression vers FileDirector à l’intérieur de l’application Windows et vers votre imprimante, d’un seul clic de souris, votre document sera restitué sur papier et simultanément converti automatiquement en format TIFF dans FileDirector.

Importation de Documents

Les importations automatiques à partir de votre serveur de documents peuvent être planifiées à partir d’adresses prédéfinies. Les importations manuelles peuvent être effectuées par le client en utilisant des profils de saisie liés au répertoire.

Virtual Network Printing (Réseau Virtuel d’Impression)

En utilisant VNP, tous les fichiers d’impressions peuvent être convertis en fichier page unique ou en fichier multi pages TIFF, et par la suite importés dans File Director. Cette option de File Director est particulièrement pratique pour des fichiers d’impression, rapports, etc.

Classification

FileDirector

Classer les Documents

A l’intérieur d’un classeur de FileDirector, les documents peuvent être assignés a un type, et pour chaque type de document avoir un champ d’indexation assigné à celui-ci à partir de la liste des champs du classeur. Assigner des données d’indexation à un document peut être très laborieux en plus de prendre énormément de temps, mais FileDirector possède un choix d’outils standard et optionnels qui rendent cette tâche rapide et sans embûche.

Propriétés des champs

Des propriétés peuvent être assignées aux champs du classeur afin, automatiquement, de renseigner, de compter et d’émettre les données d’index

Validation des données

Des données d’indexation entrées dans les champs peuvent être vérifiées de nombreuses manières, incluant date et heure, et une vérification du format des données, et des options comme la vérification de totaux.

Mots clés

Une liste de mots clefs peut être assignée dans des champs du classeur, ce qui fournit une liste de valeur qui a sélectionner. En plus, des listes de mots clefs peuvent être associées de manière à ce qu’un mot clé placé dans un champ détermine les mots clés disponibles dans d’autres champs.

Importation automatique des courriels

Des champs de classeur peuvent être automatiquement alimentés avec des données des courriels enregistrés dans FileDirector, tel que l’information ¨De¨et ¨A¨, ou le contenu même du courriel.

Importation des données d’Index

Des données d’index peuvent être importées d’une source externe et assignées automatiquement aux documents.

Lecture de Codes à Barre

File Director est en mesure de lire les codes barres des documents et additionner ces données dans les champs spécifiques du classeur.

Zone OCR ICR*

Des formulaires standards peuvent permettre la lecture automatique des données et les placer dans des champs du dossier tout en indexant automatiquement le document.

Reconnaissance de Formulaire*

Des formulaires standards peuvent permettre la lecture automatique des données et les placer dans des champs du dossier tout en indexant automatiquement le document.

*Options de FileDirector

Distribution

FileDirector

Partage des Documents

FileDirector permet de rapatrier et de visionner les documents, et rapidement et facilement que le poste de travail client contienne le logiciel FileDirector ou pas. Plus important encore, FileDirector assure que seul les utilisateurs ayant les droits sont en mesure de visionner les documents.

Accès client et Web

Les documents peuvent être recherchés et visionnés pas le client FileDirector ou un simple navigateur internet.

Sécurité d’accès

FileDirector utilise ADS/LDAP ou la sécurité du domaine NT, et seules les comptes autorisés de FileDirector y ont accès. De plus, des droits spécifiques peuvent être aussi appliqués au dossier, au type et au niveau de document, vous assurant ainsi que l’accès non autorisé aux documents ne peut prendre place.

Options de recherche de Documents

Des documents peuvent être recherchés parmi des types spécifiques de documents, ou pour tout types de documents, pour lesquels l’usager possède les droits. Les données d’indexation assignés aux documents peuvent en permettre la recherche; une recherche plein texte est aussi possible si les documents sont tout d’abord passés dans l’engin de recherche plein texte*.

Documents locaux

L’usager qui à les droits, lorsque qu`il accède aux documents est en mesure d’avoir une copie de ceux-ci sur son poste de travail, et de les visionner ult/rieurement sans être connecté à FileDirector .

Dossiers personnels

Des documents peuvent être acheminer à un utisateur par un autre usager de FileDirector, ou par le gestionnaire de processus*. Ces documents seront disponible pour l’usager à partir de leur fichier personnel.

Courriel

Des documents peuvent être acheminés par courriel en utilisant la fonction Email, cette fonction ouvrira un nouveau message, avec le document attaché.

Impression

Avec l’option Intégration d’Office, plus de 200 formats différents de documents peuvent être imprimer, sans avoir le besoin de l’installation de l’application native.

*Options de FileDirector